Hvad er retention policy (slettepolitik)?

Inden for B2B-salg og databeskyttelse er en retention policy (på dansk ofte kaldet en slettepolitik eller opbevaringspolitik) et regelsæt, der fastlægger, hvor længe jeres virksomhed gemmer bestemte typer af data, og hvornår de skal slettes. Det er et lovkrav under GDPR, at personoplysninger ikke må opbevares i længere tid, end det er nødvendigt for det formål, de blev indsamlet til.

Hos Coherta ser vi en retention policy som "hygiejnen i jeres salgsmaskine"; vi identificerer de mest værdifulde B2B-leads til jer, og ved at have en klar slettepolitik sikrer I, at jeres CRM ikke sander til i forældede kontaktdata, som det juridisk set ikke længere er forsvarligt at opbevare.

Hvorfor er en slettepolitik vigtig for jeres salgsteam?

En veldefineret politik handler ikke kun om jura; det er også et strategisk værktøj til at optimere jeres forretning:

1. Overholdelse af GDPR: Princippet om "opbevaringsbegrænsning" kræver, at I har en plan for sletning. Dette skal dokumenteres i jeres fortegnelse over behandlingsaktiviteter (RoPA).
2. Højere datakvalitet: Ved automatisk at fjerne leads, der ikke har været aktive i f.eks. 2 år, sikrer I en bedre CRM data hygiene. Jeres sælgere spilder dermed ikke tid på emner, der for længst er blevet kolde.
3. Reduceret risiko: Jo færre unødvendige data I opbevarer, jo mindre er jeres eksponering ved et eventuelt databrud.
4. Besparelser: Mange CRM- og marketingplatforme afregner efter antallet af kontakter. En stram slettepolitik kan derfor direkte aflæses på jeres softwareudgifter.

Hvordan fastlægger man slettefrister i B2B?

Der findes ikke én fast tidsfrist for alle data, da det afhænger af formålet:

• Kunder: Data gemmes typisk så længe kundeforholdet eksisterer, plus 5 år efter regnskabsårets afslutning for at overholde bogføringsloven.
• Leads (Potentielle kunder): Her skal I vurdere, hvornår en dialog må anses for afsluttet. Mange virksomheder sletter leads efter 12-24 måneders inaktivitet.
• Nyhedsbrevsmodtagere: Data gemmes, så længe samtykket er aktivt, og slettes typisk kort efter afmelding.

Hold jeres pipeline frisk med Coherta

Når I bruger leadmotor, hjælper vi jer med at holde fokus på de mest aktuelle muligheder. Ved at bruge friske virksomhedsdata og opdaterede cvr/virksomhedsoplysninger, kan I lettere identificere, hvilke leads der stadig er relevante, og hvilke der bør slettes på grund af inaktivitet eller ophør af virksomheden.

Ved at kombinere en stærk segmentering med en automatiseret slettepolitik, sikrer I, at jeres salgsteam altid arbejder med de mest lovende emner, mens I samtidig overholder jeres databehandleraftale (DPA).

Vil du have hjælp til at finde de leads, der er værd at gemme på, og optimere jeres datastrøm?

Kontakt os på support@coherta.com eller se vores priser her.

Skal vi kigge på, hvordan data minimization kan hjælpe jer med at begrænse mængden af data, I behøver at slette senere?